Project.
HR advies en procesoptimalisatie.
Tout is de afgelopen jaren hard gegroeid en groeide letterlijk en figuurlijk uit haar jasje. Waar eerst, de productie en de winkel op 1 locatie zaten, werd er door gebrek aan ruimte besloten om de productie naar een andere locatie te verhuizen. Met deze verandering kwamen er een aantal uitdagingen aan het licht op het gebied van interne communicatie, werkprocessen die niet meer soepel liepen en HR-vraagstukken. Zodoende dat Kim mij benaderde om hen te helpen in deze uitdagende fase.
Allereerst heb ik een korte bedrijfsanalyse gemaakt a.d.h.v. de IST-SOLL methodiek. Hieruit kwam o.a. naar voren dat er veel behoefte was aan meer duidelijkheid en kaders.
Wie doet, wat, wanneer en waarom?
Het beter beleggen van taken en verantwoordelijkheden en het vastleggen van afspraken. Er was ook een grote behoefte aan betere interne communicatie, door beter gebruik te maken van digitale platformen, zoals MS teams. Een stuk digitalisering was sowieso aan de orde, want veel processen verliepen grotendeels nog handmatig.
Wat waren mijn taken en verantwoordelijkheden:
HR:
– Adviseren van de directie over HR vraagstukken m.b.t. medewerkers ontwikkeling;
– Ondersteunen directie bij het voeren van ‘lastige’ HR-gesprekken:
– Het opstellen van duidelijke functieprofielen incl. begeleiding en coaching medewerkers hierbij;
Interne communicatie:
– Opzetten van een duidelijk projectmanagementproces;
– Het opzetten en uitrollen van MS teams met als doel veel betere interne communicatie en afstemming. Hiervoor heb ik het volgende opgeleverd:
- Opstellen plan;
- Neerzetten Office 365 structuur met nadruk op MS Teams structuur.
- Testen en valideren met de organisatie;
- Begeleiding bij live-gang;
- Trainen en coachen organisatie bij gebruik;
- Data migratie. On-premise naar Office 365 cloud
- Nazorg om te zorgen voor de juiste adoptie;
Resultaat.
HR.
– Door mijn ondersteuning op het HR vlak, voelde de directie zich ondersteund, gehoord en dat gaf vertrouwen.
– Er zijn concrete functieprofielen opgesteld a.d.h.v. taken en verantwoordelijkheden veel beter belegd konden worden en er ook beter gestuurd kon worden op inhoud en functioneren van medewerkers.
Interne communicatie:
– Opzetten van een duidelijk projectmanagement-proces gaf generiek inzicht in het gehele bedrijfsproces. En de organisatie kon zich hierdoor veel beter verhouden en zijn/haar eigen aandeel hierin pakken (verantwoordelijkheid nemen).
– MS teams is de digitale werkplek geworden waar alle werkstromen samenkomen, dagelijks het werk wordt verzet en afspraken worden afgestemd en vastgelegd.
