Project.
HR Harmonisatie Traject.
Project gericht op integratie en harmonisatie.
Talpa Network is een 100% Nederlands netwerk van sterke mediamerken. Met merken als SBS6, Radio536, Linda, Net5, Actievandedag.nl of StukTV. Bij het ontstaan van Talpa Network moest er tevens goed gekeken worden naar de verschillende arbeidsvoorwaarden en hoe deze samen te voegen.
In dit project werkte ik in mijn rol als Business Process Manager samen met de HR Director a.i.
Het was mijn verantwoordelijkheid om via de IST-SOLL methodiek alle processen onder de loep te nemen en bijbehorende E-HRM systemen. De HR Director was overall verantwoordelijk en inhoudelijk betrokken op alle arbeidsvoorwaarden.
Het project bestond uit twee deelprojecten:
1. Team integratie; samen met de verschillende HR teams toewerken naar One HR. Waarbij de focus vooral lag op Change management en zorgdragen dat iedereen heel goed betrokken werd bij deze verandering. Want feitelijk betekende dit een nieuw team, nieuwe rollen en een nieuwe werkwijze.
2. Advies aan de Raad van Bestuur over te harmoniseren arbeidsvoorwaarden incl. concrete projectvoorstellen die daar uit voortvloeide.
Resultaat.
1. Een succesvolle team integratie van de HR teams uit verschillende business units. Door de betreffende HR teams direct te betrekken bij de verandering, inhoudelijk te laten meedenken en een sterk verander-plan op te stellen, werd er stapsgewijs toegewerkt naar een 1 team. Waarbij in dit gehele proces de mensen centraal hebben gestaan. Door oog te hebben voor de 'pijn' die verandering met zich mee brengt, door transparant te zijn, door kwetsbaar te zijn en door te blijven communiceren en duidelijkheid te bieden en ruimte te laten voor het individu. Konden doelen worden behaald.
2. Een groot adviesrapport met 20 deeladviezen over HR topics en projectvoorstellen.
Op basis van dit adviesrapport is door de RvB bepaald welke projecten op de roadmap kwamen en welke direct konden worden uitgevoerd.
HR Projecten die hieruit voortvloeide en waar ik verantwoordelijk voor was;
– HR-systeem implementatie AFAS (HRM & Payroll) 1500+ FTE;
- Ontwikkelen en opzetten van een nieuw Onboarding programma voor new hires;
- HR - GDPR (AVG) Proof; Opzetten en uitrollen van een programma en project op het AVG-proof maken van de gehele HR keten. Onderdeel van Privacy & Security project organisatie breed, geleid door DPO.
Project.
AFAS (her-) Implementatie
Profit + HRM & Payroll.
Project gericht standaardiseren, digitaliseren en automatiseren. Talpa Network is een 100% Nederlands netwerk van sterke mediamerken. Met merken als SBS6, Radio536, Linda, Net5, Actievandedag.nl of StukTV. Vanuit het HR Harmonisatie Traject (zie bovenstaand) is dit project voortgevloeid.
Waarbij de uitdaging lag om, de voorheen autonome HR- business units, mee te krijgen in deze verandering. Een impactvolle verandering die niet 1,2,3 kan doorvoeren. Daarbij was het speelveld aardig complex. Er waren veel verschillende stakeholders en afhankelijkheden van andere systemen. Binnen de verschillende business units werd wel al gewerkt met AFAS, maar op totaal verschillende manieren en met verschillende versies van de software. Dit maakt het project nog uitdagender. Kortom: de juiste focus op IT én mensen verbinden (verandermanagement).
In maart Er was een duidelijke deadline 1 januari 2020. Bij ERP implementaties is het begin van het nieuwe jaar een gebruikelijke startdatum.
Belangrijkste randvoorwaarden voor aanvang van dit project waren; Een goed uitgewerkte businesscase, met een heldere scope, tijdslijn en budget.
En, om een gedegen software keuze te maken – ondanks dat AFAS al draaide binnen de verschillende business units – hebben we een RFP uitgeschreven, voor een vergelijkend waren onderzoek. Uiteindelijk AFAS zelf hierbij als beste uit de bus. AFAS zelf trad ook op als implementatiepartner en ik werkte hierin nauw samen met de projectleider van AFAS. Zij managede de ‘leverancierszijde’ ik de ‘klantzijde’. Een hele prettige samenwerking.
De IT infrastructuur was redelijk complex en moesten verschillende systemen aan elkaar gekoppeld worden. Zo lagen de salarisadministratie bij 2 business units bij externe leveranciers. Moest er gekoppeld worden met een nieuw facilitair management systeem (Topdesk) en Finance systemen. Hier zat voor mij ook een stuk complexiteit, om als bruggenbouwer te fungeren tussen deze externe leveranciers. Ook was het data migratie stuk een cruciaal onderdeel van dit project met oog voor een stuk data opschoning.
Mensen centraal.
Er waren vaste communicatiemomenten over dit project richting de organisatie, om iedereen mee te nemen in waar we stonden met het project. Ik organiseerde digitale kennissessies, er waren stuurgroep sessies en men werd op een leuke wijze via het intranet op de hoogte gehouden.
We bleven wendbaar op het gebied van verandering, ruimte voor interventies was erg belangrijk. Kortom; Draagvlak blijven creëren, aanvoelen, toetsen, testen, valideren en samen realiseren! Samen bouwen!
Samengevat mijn verantwoordelijkheden als Projectleider;
- Verantwoordelijk voor de realisatie vanuit de doelstellingen.
- Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het project en de interne projectleden.
- Verantwoordelijk voor stakeholdermanagement.
- Het opstellen van de voortgangs- en stuurgroep rapportages, impactanalyse en het proactief signaleren van opdoemende afwijkingen en overschrijdingen.
- Het tijdig voorbereiden en uitwerken van voorstellen en eventuele alternatieven omtrent keuzepunten in de implementatie.
- Voor het informeren van de stuurgroep omtrent de acceptatie en draagvlak van de geïmplementeerde oplossingen.
- Voor de integratie over de verschillende werkgroepen heen, de realisatie en de kwaliteit van de inrichting.
- Het kennisnemen van projectontwikkelingen en keuzes te maken aan de hand van een eventuele impactanalyse en changeprocedure.
- Voor het (laten) voorbereiden, coördineren en uitvoeren van test- en communicatie/change activiteiten.
- Het opstellen van de benodigde projectdocumenten (o.a. het projectplan, testplan, communicatieplan
Resultaat.
Gelukkig door zeer strak projectmanagement werden alle mile stones op tijd behaald. En hebben we veel tijd besteed aan de nazorgfase, want als er echt mee gewerkt wordt komen er altijd nog vragen.
Resultaat: een goed werkend HR systeem, met daarin de juiste data en koppelingen naar andere systemen. Ik ben trots op wat er is neergezet en kon er al mijn expertise in kwijt. In mijn rol als verbinder, de grotere lijnen te bewaken, te communiceren, mee te denken en te adviseren over de processen en te zorgen dat doelstellingen behaald werden met de juiste kwaliteit heeft er aan bijgedragen dat dit project succesvol is afgerond!
